Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’ajouter des informations de trajets détaillées à votre logiciel de comptabilité, TripLogik est compatible avec le transfer de données dans QuickBooks.
Note aux utilisateurs
Malgré de nombreux tests de simulation, et des résultats fiables, cette nouvelle application est tout de même au stade Beta
Nous vous suggérons de bien vérifier le nombre de déplacements et le total du votre Kilométrage dans les deux plates-formes afin de vous assurer une concordance. Nous sommes confiants de la qualité de notre produit, mais nous ne pouvons pas prévoir toutes les exceptions de la plateforme QuickBooks, qui est hors de notre contrôle.
Voici la liste des étapes à suivre.
- Créez un rapport personnalisé qui incude les données requises par QuickBooks.
- Exporter ce rapport dans un fichier CSV
- Convertir le fichier TripLogik CSV dans un format compatible Quickbooks
- Importer le fichier converti dans Quickbooks
Pour plus d’informations utiles, veuillez lire "faits sur QuickBooks Mileage" au bas de ce document.
Créer un rapport personnalisé pour Quickbooks
Ouvrir le Manager
Sélectionnez la période de données à transférer dans QuickBooks
(Modifiez les dates et cochez les cases Date de début et Date à : ).
Dans Catégorie, sélectionnez "Affaires".
Cliquez sur le bouton Report, puis sélectionnez l’onglet Avancé.
Sélectionner le champ requis comme dans l’image ci-dessous.
Il n’est pas nécessaire de sélectionner un autre champ que ceux énumérés ci-dessous, car QuickBooks ne peut que ceux.
Créez le rapport en cliquant sur le bouton jaune « Construire le rapport ».
ATTENTION TOUJOURS cliquer sur le bouton Construire le rapport après toute modification de sélection ou de configuration avancé.
Exportez ce rapport au format CSV.
Dans le générateur de rapports, cliquez sur l’icône de disque, puis sélectionnez "CSV (virgule délimitée)".
Enregistrez le fichier dans le dossier de votre choix. Nous vous suggérons de créer un dossier appelé TripLogik_Export.
Sélectionnez l’emplacement à enregistrer, vérifiez le nom et cliquez sur Enregistrer.
Convertir le fichier TripLogik en fichier QuickBooks
Maintenant que vous avez créé un document TripLogik qui contient les informations requises par QuickBooks,
la prochaine étape consiste à convertir et formater ces informations afin que QuickBooks puisse les lire.
Afin de convertir ces informations, Triplogik a créé un utilitaire spécial appelé "Convertisseur TripLogik à QuickBooks".
Vous pouvez télécharger l'application ici -> Convertisseur TripLogik à QuickBooks
Lien alternatif ici -> Convertisseur TripLogik à QuickBooks
Cette application est très simple à utiliser.
- Sélectionnez le fichier de rapport que vous venez d’exporter comme source.
- Sélectionnez la destination et le nom du fichier QuickBooks à créer.
- Cliquez sur le bouton Convertir.
Messages d’erreur possibles
Cette erreur indiquera s’il manque des champs obligatoires dans le fichier source.
Dans cet état, le fichier de destination n’est pas créé car la source manque de données cruciales.
Dans l’erreur ci-dessous, le champ "Nom de l’instrument" n’a pas été trouvé dans le fichier.
Que faire si vous obtenez cette erreur
Retournez à l’étape 3 "créer un rapport personnalisé".
assurez vous d'inclure le champ obligatoire indiqué dans l’erreur.
Vous devez refaire l’exportation et essayer de lire le fichier à nouveau avec le convertisseur.
Lorsque la conversion est effectuée avec succès
Un message indiquera le nombre de déplacement qui ont été convertis et écrits dans le nouveau fichier compatible QuickBooks.
Importez vos trajets dans QuickBooks
À cette étape, nous supposons que vous avez réussi à créer un rapport, à le sauvegarder, puis à le convertir en format QuickBooks.
Ouvrez votre QuickBooks en ligne et connectez-vous.
Dans le menu vertical gauche, sélectionner "Kilométrage".
Cliquez sur le bouton « ajouter un déplacement ».
Dans le menu déroulant, sélectionnez "importer des déplacements"
Dans le panneau d'importation, sélectionnez le type "Mile IQ".
Cliquez sur le bouton "Sélectionner et importer"
Ne tenez pas compte des instructions fournies, car elles ne sont pas liées.
à l’importation de données TripLogik.
Sélectionnez le fichier que vous avez converti avant avec l’utilitaire de conversion.
Notez que par défaut, les fichiers convertis auront le même nom que le fichier original, mais auront le préfixe QB_ devant.
Cliquez sur le bouton Ouvrir pour lancer le transfert.
Un message s’affiche pour vous informer que le fichier a été envoyé et que le processus a commencé.
Cliquez sur OK et attendez de recevoir un courriel de QuickBooks qui comprendra le résultat final.
Normalement, si toutes les données de votre fichier étaient valides, vous devriez recevoir le message ci-dessous.
Ce que vous verrez dans votre interface QuickBooks
- Sélectionnez l’année d’imposition (si vous êtes dans une année différente que les données que vous avez importées, vous ne les verrez pas)
- Le point 2 montre le kilométrage total depuis votre importation.
- Le point 3 affiche la liste des déplacements importés.
Faits importants sur le kilométrage de QuickBooks
L’importation de données dans QuickBooks est limitée.
Contrairement à TripLogik, l’information est limitée au strict minimum.
Bien que Triplogik ait beaucoup plus d’informations, QuickBooks se limitera à l’ensemble de données qu’ils importent.
Type de déplacements
QuickBooks est malheureusement limité à l’importation de Déplacement d’affaires seulement.
Tout autre type ne sera pas importé. (Même s’ils sont dans votre fichier TripLogik)
Sachez que si vous incluez un autre type (dans votre rapport d’exportation), ceux-ci pourraient faire échouer l’importation entière.
Information sur le temps de déplacement
Comme l’heure exacte du déplacement n’est pas utilisée par QuickBooks, seule la date du déplacement est utilisée.
Sachez que les déplacements dans l’interface QuickBooks peuvent ne pas être dans la séquence exacte dans laquelle ils ont été effectués, comme dans l’application Triplogik Manager.
Importation de différentes années d’imposition
Si vous prévoyez importer plusieurs années d’imposition à partir de votre fichier de données Triplogik, considérez que l’interface QuickBooks affiche uniquement les données de l’année actuellement sélectionnée. (En haut à gauche.)
Sachez que certaines données plus anciennes pourraient ne pas figurer dans la liste, car elles se trouvent dans une année d’imposition différente.
Gestion des véhicules
QuickBooks assigne le kilométrage aux véhicules plutôt qu’aux personnes .
Comme TripLogik ne connaît pas les véhicules déjà créés dans QuickBooks, le format de fichier est configuré pour utiliser le numéro de série de l’instrument TripLogik au lieu d’un nom de véhicule.
Puisque les instruments sont assignés aux personnes dans l'application TripLogik Manager, il sera facile de corréler qui a fait le kilométrage entre les deux plates-formes.
NOTE
Alors que QuickBooks importe le fichier de kilométrage, un véhicule sera automatiquement créé en utilisant les numéros de série de l’instrument.
Plus tard, lorsque vous ajoutez plus de trajets, le kilométrage sera ajouté automatiquement au bon véhicule.
Licence utilisateur, droits d’auteur et note de support
QuickBooks et MileIQ sont les marques respectives de chaque entreprise.
TripLogik n’est affilié à aucune des sociétés ci-dessus.
TripLogik ne fournit aucun support technique dans QuickBooks.
Le convertisseur TripLogik to QuickBooks est disponible pour les clients qui paient leur’abonnement TripLogik Map.
Toute utilisation de ce logiciel par des utilisateurs autres que les clients actuels du service de cartographie TripLogk ne sont pas autorisée en vertu de cette licence.
La distribution, la redistribution ou la revente du convertisseur TripLogik to QuickBooks est strictement interdite.
L’utilisation du convertisseur TripLogik to QuickBooks avec des fichiers qui ne sont pas générés par l’application TripLogik Manager est interdite. TripLogik et toute ses filiales ne sont pas responsables de toute erreur de conversion ou de fiabilité des données, ou compatibilité future avec le système en ligne QuickBooks.
TripLogik se réserve le droit d’interrompre cette application à tout moment sans avertissement ni délai.
L’application est sans garantie et est utilisée au risque du client.
Le support technique est fourni uniquement aux clients qui paient un abonnement TripLogik Map et est limité à l’application Manager et à l’utilitaire de convertisseur TripLogik to QuickBooks.